建設分野での属人化は、業務の効率と品質に大きく影響します。属人化とは、特定の作業が個々の人に依存し、その知識や技能が他の従業員と共有されていない状態を意味します。この状況では、業務の進行が特定の人に依存し、組織の柔軟性や持続性に支障が出ます。
原因として、人手不足が挙げられます。国土交通省のデータによると、従業員数は過去数十年で大きく減少しています。これにより、残る従業員に多くの仕事が集中し、属人化が進みます。
情報共有の不足も原因の一つです。担当者が顧客情報や作業プロセスを独占し、他の従業員と共有しないことがあります。これは、情報の不透明化と業務効率の低下を引き起こします。
業務品質のばらつきや組織のリスクを高めます。特に、業務の遅延や重要な技能の喪失といったリスクがあります。
解消には、以下のステップが有効です。
業務の現状把握と分析：まず、業務プロセス、作業人数、必要スキル、リードタイムなどを詳細に把握し分析します。この段階で、どの業務が個人に集中しているか、またそれがなぜ発生しているのかを理解することが大切です。
改善が必要なプロセスの選定：分析結果を基に、改善を必要とする業務プロセスを特定します。効率が悪い業務やボトルネックになっている業務を見直し、効率化の計画を立てます。
業務プロセスの標準化とマニュアル化：特定された業務に対して、標準化されたプロセスを開発し、明確なマニュアルを作成します。これにより、業務内容が個人に依存しないようにします。
実施時の注意点として、業務の仕組みをシンプルに保ち、定期的な見直しと改善を行うことが大事です。また、効果的な情報共有のために、適切なシステムやツールの導入を検討します。
属人化は、業務効率と品質に影響する重要な問題です。業務の標準化、マニュアル化、適切なシステム導入により、透明性の向上と組織の安定性、持続可能性を高めることができます。